班组建设咨询不局限于建设团队的工作,同时对于日常的工作计划制订也有明显的成效。
在日常工作中,是否经常发现在接到一个任务工作的时候,信心满满地想把它做好,但开始的时候没有头绪,不知怎么做才合适?是否在过程中也经常发现有很多的疏漏,总要到处救火,做了很多的无用功,甚至阶段性的重新来过?是否做完后发现进度和质量都差强人意,结果远远没有达到自己预期的效果?甚至对于有经验的领导或同事给出过程中的很多建议到事情做完了都想不明白为什么要这么做?
那是因为没有养成制订工作计划的良好习惯。基于对目标的不明确,导致没有拟定具体的过程、步骤,就盲目开启工作,造成了未按正常的、正确的顺序来完成,导致过程中出现了各种各样的问题发生,也与原先的预期偏差越来越大,最终影响了工作的效率和质量。由此可以看出制订工作计划的重要性。班组建设咨询的“建立良好的工作习惯”阶段有一项工作就是:如何制订工作计划。
在日常工作中,养成长期制订工作计划的习惯,有哪些作用呢?
1.理清工作思路:制订工作计划的过程就是对这项工作全盘思考的过程;制订完成了工作计划,就相当于在脑海里面预演了一遍,对整个工作的框架和内容了然于胸,已经知道如何着手开展工作;
2.锻炼个人的逻辑思维和语言组织能力:制订工作计划时需要全方位的思考,同时还需要用文字描述清楚;长期制订工作计划会不断的锻炼逻辑思维能力、对工作内容的判断力和对内容的组织和表达能力,提高工作效率;
3.有序地开展并完成工作:按照制订的工作计划开展工作内容不会错、漏、乱,让工作有序地开展和完成;
4.督促工作过程中的各项进度:根据制订的工作内容和交期,不断地进行汇报、检查与确认,推动项目进度的完成进度;
5.提示、指导过程中的重点和难点:依据工作计划中的重点、难点提示,可以避免疏忽、遗忘,降低工作过程中存在的风险;
6.及时发现、分析、解决问题:根据工作进度、项目内容的执行,能及时发现问题;依据工作管控的机制可以及时做出相应的反馈与分析;按照交付期限的要求,需要团队在同心协力的情况下快速解决问题;
7.工作备忘与备案存档:定期的汇报和确认,也是对工作内容的巩固与备忘;工作完成后,工作计划的内容存档也是对下次相同、类似工作的借鉴与参考;
8.培养良好的习惯:长期制订工作计划可以使工作、学习、生活更有规律性,习惯按照工作计划的执行会提高个人的做事效率;
9.总结与回顾:制订工作计划的过程中也是回顾之前工作的缺失,总结出改进的经验,不断地完善工作;不断地进度也是对自己的有效激励。
既然工作计划有如此多的作用,那就来看看班组建设咨询中“如何制订工作计划”:
1.明确目标:工作前根据接收到的要求,具体、明确此项工作的目标、任务内容、要求完成的期限等;
2.现状了解:收集现有的相关数据,了解现状与目标的差异;
3.情况分析:根据目标与差异,分析工作中所涉及的范围、维度,罗列出各维度中达到目标所需做的具体工作项目;根据每项工作制订出相应的方法和措施,并指定相应的责任人和交付日期
4.复盘与分级:复盘工作内容,确认是否有缺失、冲突或偏差,尽量保证内容的完整性;对内容按照重要度进行分级管控、并制订管控要求;工作内容中细节要点的突出与宣贯,保证要点不出差错;预测过程中可能出现的问题、缺点、障碍、困难,制订相应的解决办法和措施,降低风险的发生;
5.资源分配:根据各责任人的工作内容,罗列出工作过程中缺少的相应资源,如:人力、设备、工具、材料、权限、区域等;
6.制订管控机制:罗列出工作推进过程中的相关要求和规定,如:汇报、交付、异常处理等;
7.完善工作计划:在执行和落实工作计划内容的过程中,不断修订、补充、完善工作计划,达到在指定周期内能保质保量地完成工作。
班组建设咨询的主导者是基层管理者,所有的工作都是自上而下开展,这就决定了管理者的工作计划对团队而言是重中之重。“火车跑得快,全靠头来带”,工作计划就是引领工作的方向,这也是影响团队业绩的成果要素之一。
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