学会工作任务分配和工作任务布置是管理者必须掌握的一项基础且重要的技能。但我们的管理者却经常在任务分配和任务布置的时候出现很多问题导致任务完成出现偏差或效率低下、资源浪费，甚至影响团队士气。那我们各位管理者在任务布置这项基础而重要的工作中，是出现了哪些误区导致了发生这些问题呢？以下为班组建设咨询活动中识别出的几类常见误区：
误区1.未充分考虑团队成员的能力和兴趣
任务分配时没有充分考虑人员能力，可能导致任务开展不畅，团队成员被分配到自己不擅长或不感兴趣的任务，可能导致工作满意度下降，影响工作积极性和效率。没有充分利用团队成员的专长和兴趣，可能导致人才浪费，影响团队的整体表现。长期分配不匹配的任务可能导致团队成员对团队和管理者产生不满，影响团队士气和凝聚力，造成团队士气低落。
误区2：缺乏明确的目标期望及任务详细描述
管理者在布置任务时，没有向团队成员解释清楚任务的背景、目的和重要性优先级，没有为任务设定清晰、可衡量的目标和期望及具体要求，或者这些目标和期望没有与团队成员共享。比如：管理者告诉团队“我们要提高客户满意度”，但没有明确说明要达到什么样的具体目标（如提高客户满意度评分到90%以上），也没有说明如何衡量这一目标。这可能导致团队成员对如何执行任务感到迷茫，甚至可能导致目标无法实现。这可能导致团队成员缺乏动力，团队成员不清楚任务完成后应达到什么标准，缺乏工作动力和方向。同时造成责任不明确，没有明确的目标和期望，团队成员可能对自己的职责和责任产生模糊认识，导致责任推诿。评估困难，管理者难以对团队成员的工作成果进行准确评估，影响绩效管理和激励措施的实施。由于不清楚任务目标或具体要求，团队成员可能会花费大量时间摸索或做无用功，影响工作效率，造成效率低下甚至因错误的理解导致在错误的路上投入过多资源，造成资源浪费。
误区3：缺乏有效的沟通和反馈机制
管理者在任务执行过程中没有与团队成员保持有效的沟通，也没有及时提供反馈。比如管理者布置了一个长期项目，但在项目执行过程中很少与团队成员交流，也没有定期评估进度或提供指导。这可能导致团队成员在遇到困难时感到无助，甚至可能导致项目延期或失败。缺乏有效的沟通和反馈机制会造成管理者和团队成员之间信息不对称，可能导致误解和冲突，影响团队和谐。同时可能导致问题难以及时发现和解决，影响项目进度和质量。团队成员无法及时了解自己的工作表现和问题所在，缺乏改进和成长的机会。
误区4：没有激发部属或成员关切与意愿
部属工作和下达命令时并非只限于传达，我们有些管理者甚至部属命令时会假借上级之名“狐假虎威”或“照本宣科”的传达，或者采取了回避责任的态度，这样会导致管理者本身的权威和下达命令的权威性下降，甚至让员工心生不满，士气受挫。或者管理者没有明确这项任务的重要性，比如管理者只是简单地告诉团队成员“我们需要完成这个项目”，但没有解释为什么这个项目对公司或部门至关重要，优先级是什么，这可能导致团队成员对任务缺乏热情和理解。
所以班组建设咨询中要求管理者在工作分配和任务布置时应充分考量以下几点：
1.充分考虑团队成员的能力和兴趣
在工作任务分配时应充分考虑任务工作所需具备的资格条件：①知识条件（对什么事情了解到什么程度）②技能条件（什么工作，必须会到什么程度）③态度条件（此项工作需要具备什么态度），工作分配时就要考量部属或成员是否具备以上任务条件的要求。但需要注意的是，我们管理者在进行任务分配时必须承担起风险的责任，不能一味将工作分配给能力强的成员变成“能力多劳”，可能会造成高能多劳的成员自大自满，或者因多劳而抱怨，其他团队成员没有锻炼成长机会有抱怨等等情况。管理者应考虑团队的成长和整体执行能力的提升，所以在任务分配时应考虑一些能力薄弱成员成长和锻炼的机会，此时风险比较高，需要后期多一些关注和监控，同时承担可能带来的风险。
2.明确目标期望及任务具体要求
说明任务的背景、重要性，清晰的定义所期望达成的目标期望，并且具体说明任务的要求，这样有助于成员有清晰而明确的方向。为了让部属确切的清楚明白命令的真实意图，必要的时候可将任务写在纸上。同时任务传达应该是双向的，而非单方面的命令下达，所以不管是口头还是双面，管理者和下属之间应充分沟通。给予下属充分的时间来表达他们对任务的看法、疑虑或建议。认真倾听，展示出对他们的关注和理解，以促进更深入的对话。
3.建立沟通和反馈机制
鼓励下属在任务执行过程中随时提问和反馈，以便及时发现问题并寻求解决方案。建立一个开放、包容的反馈文化，让下属感到自己的声音被重视和认真对待。在任务执行过程中，定期向下属提供反馈和指导，帮助他们了解自己的工作进展和需要改进的地方。使用具体的例子和数据来支持你的反馈，让下属更清楚地了解自己的工作表现。设定固定的沟通时间（如每周例会、项目进展汇报等），以便及时了解任务进展和解决问题。
4.激发部属的关切和意愿
工作部署和下达命令的目的并非只限于传达，需要使部属产生接受挑战的兴趣和意愿。因此对象不同时，下达命令时的方法应该有所差异。比如针对能力较强且积极主动的员工应采用“授权式”的风格，让他们有自主决策权，可适当减少对他们的直接控制，只需在关键时刻给与支持和帮助。对于能力较弱但意愿较强的员工，则可采用“教练式”的风格，给与更多的指导和支持。对于能力较强但意愿度较低的员工采用“协商式”，低能力低意愿，采用“指挥式”。管理者应建立鼓励、信赖及期待部属成长的基本心态。
学会班组建设咨询中的工作任务部署对管理者来说至关重要。它不仅有助于提高团队效率和项目成功率，还有助于优化资源利用、培养团队合作精神、提升员工满意度和忠诚度以及促进个人和职业发展。因此，管理者应该不断学习和提高自己的任务部署能力，以更好地领导团队并取得更大的成功。
