记录作为记载过程状态和过程结果的文件，是质量管理体系文件的一个重要组成部分，也是工艺参数和产品可追溯信息的主要依据，所以记录规范填写是质量管理体系的重点管控对象，我们辅导培训体系咨询的企业中，在检查记录填写方面发现的问题是非常多的，且问题种类五花八门，比如：
1、巡检记录要求14：00填写，但15：00尚未填写。
2、记录填写内容完整，但与现场比对时，发现不一致。
3、要求字体颜色用黑色，使用了蓝色、红色...。
4、记录中划“/”划长了，划到了有字迹区域。
5、复核人没有填写，时间简写，名字只写姓不写名字
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其实记录规范填写是有明确规范要求的，出现这么多问题主要是企业对记录规范要求上没有细化标准，才导致日常管控时相对粗放，继而出现各种各样的问题。那培训体系咨询中记录填写规范具体有哪些要求呢？主要从以下五个方面.
一、及时。相信这一标准特别容易理解，就是根据填写频次及时填写。这里需要注意的是填写频次在规定时要界定清晰，比如填写要求”一天两次“，如果员工下班前集中一次性填写两次是不是也符合要求呢？显然不可以，所以更改成比如”上午一次，下午一次“或更细化的频次要求才可以。
二、准确。准确针对的是填写内容，这一项标准需要结合记录内容逐一比对内部信息的一致性。比如温湿度记录填写为”25℃、40%“，需要查看现场温湿度仪数据进行比对。
三、真实。这一标准更多是对填写是否造假方面的检查。填写的记录中经常会出现这样的场景：记录填写内容都是准确的，但是员工没有查看现场就填上去的。比如：温湿度记录”25℃、40%“，现场温湿度仪显示也是，准确没问题，但员工是凭经验填上去的，这就失真了。这类问题在设备点检记录中最为常见，作为检查人员需要追溯员工当时检查是否有检查行为。
四、完整。这一标准针对的是记录逐项内容填写完整性。常见问题就是该填没有填，该划没有划等。比如：物料领取单，领用物料下面的空白处必须划”/“，车间负责人需要签字，如果出现缺项，就为不完整。这一项的检查，一般是以已经完成的记录表单作为检查对象。
五、规范。这一标准针对的是记录填写规范的要求，常见的有：
①记录用笔要求。比如：员工用黑色中性笔，QC用红色中性笔。
②具体细节规范要求。比如：时间填写规定（比如：2024.03.22）、字体用宋体等。
③笔误处理要求。比如：划一条/，然后签字写时间等
④笔迹清晰要求。比如：不得连笔、不得简写等
⑤划”/”要求。比如：哪些区域划线，划线要画直等
⑥签名要求。比如：只能车间主任签字等
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培训体系咨询的规范填写要求一般会在质量管控文件有具体体现，需要定期组织员工学习培训。
以上是培训体系咨询中记录规范填写的常见实施要求，只有规范实施应用，记录才能在运行过程和结果体现中发挥重要作用，才能体现记录在质量管理体系中的价值意义。
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