在计划保全（PM）支柱活动中，影响维修效率和维修成本的重要因素之一是备品备件的管理。当备品备件库存量太高时，会占用很多资金，增加企业财务成本，造成阻碍经营的困难；当备品备件库存量太低时，又会影响故障维修的反应速度，造成对生产的影响，因此对备品备件的规范管理非常重要，那么如何做呢？
方法有很多，但其中最基本的活动就是对备品备件做好3S管理，即日常化的整理、整顿和清扫活动，这一工作听起来简单，但要做好还是需要下一番功夫的。
先看一则案例：
某企业在推行TPM时，当推进人员对备件库管理情况进行现场诊断时，发现这样的场景：
设备维修人员在备件库领取物料时总是不断催促库管人员快点找配件，而且还要等很长时间，心情不好时还会大吵起来；
设备维修人员领完备件后，在使用中发现领取的备件型号不匹配，于是重新折返换取准确的备件；
备件库内的备品备件琳琅满目，成百上千种，虽然都放在货架上并做了标识，但还是有很多配件与标识或账目对应不上。更有甚者，设备维修人员领取的关键配件竟然在备件库里找不到，从而严重影响生产；
设备所用备品备件不多，每次使用时基本都有固定周期，但备件库内还是存放了大量的备品备件，占用了大量的资金，严重影响了生产运营；
一些需要防护保管的备件裸露在外，已经生锈或损坏了；
……
以上这些问题，在没有系统推行TPM活动的企业中经常发生，如何改善呢？我们可以从最基本的3S活动着手。
一、通过整理降低库存数量从而减少库存金额
整理是做好备品备件库存管理的首要工作，在整理过程中，不仅要把不能使用的、淘汰的、无标识的备品备件梳理出来，还要根据备件手册、备件代码、备品备件储存时间进行梳理，移除以下物品：
不常用的备件：在整理过程中对以年为储存单位的配件，比如电动马达固定底座，通常2-3年都不会坏掉，也用不着，但配件库里还是有储存，那么这个时候就可以移出库区单独存放或处理。
账物不一的备件：根据备件手册、备件代码或ERP系统，确定哪些是和备件手册不对应的备件或不在备件手册内的物件，哪些代码与实物不对应的备件，以此对照梳理移除不必要的备品备件。
淘汰的备件：因设备更新换代或升级导致原有的一些备件无法匹配使用的备件可以移除处理。
身份不详的备件：一些备品备件无标识或者不知道是做什么用的，与现实生产所需物品无法匹配的备件，也可以移出库存单独存放或处理。
通过以上对备品备件的彻底整理活动可以有效地减少备品备件的在库数量，提高备件在库准确率，还可以发现库存量大、淘汰断种的备件，从而可以有效增加库存空间利用率，减小备件在库占用空间。
二、通过整顿而提高领取效率，减少差错
备品备件管理的目的是要做到先进先出、提高领取效率、减少呆滞和浪费，这就要求对备件库进行库存区域划分和备品备件的三定管理，那么如何做呢？
其首要工作是先对备件库进行功能区划分，比如可以根据来料流程将备件库划分为来料待检区、备品备件放置区、退货不良品放置区，生产备料区、办公区等，这样明确区域功能便可以对备品备件进行合理放置。其次，做好备品备件的三定管理，可以遵循以下原则：
1、根据生产设备类型放置备品备件并做好三定管理，比如MR型包装机有5种配件，那么可以将这5种配件以MR型包装机为主题名称，分门别类地按照三定要求放置在一个货架中进行管理。
2、可以根据备品备件的类型属性进行管理，比如对所有货架进行ABCDE等进行编号，A货架第三层可以放置螺栓类备件，第二层可以放垫片类备件，第一层可以放置气缸类备件等等以此分类放置。
3、可以根据生产设备的故障频率放置备品备件，通常故障频率高或更换频率高的备件选择存放位置靠近通道的位置，这样易于取放。
4、重的备件尽量放在底层，轻的且频率不高的备品备件可以放置在顶层。
如此实施整顿工作，不仅可以减少库管人员、采购人员和设备维修人员管理和领取备件的查找和沟通时间，提高领料效率，更可以减少领料差错。
三、通过清扫活动来确保备件的品质和性能
虽然备件入库都进行了检查验收，但不能保证在领取使用时的备件一定是可以使用的，这就需要定期对备件进行清扫。清扫的同时是点检，重点关注以下几点：
1、需要保护的备件保护是否有效，防止备件被污染锈蚀。
2、需要保持润滑状态的备件，润滑油的状态是否正常，是否有变色和风干的现象存在。
3、塑料、橡胶等容易劣化材质的备件是否有老化、裂痕等劣化存在。
4、需要进行特殊保管的备件，保管状态是否正常，如三角带、金属软管等需要自然放置。
以上3S活动是做好备品备件库存管理的基本工作，可以帮助企业降低备品备件库存数量、减少在库金额、提高维修效率，但如果还要对每一种备品备件确定最合理的库存量、最优采购时间以及采购量，还需进行系统的数理分析和方法工具的导入应用，以及系统化地构建PM计划保全体系。
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